Fire konkrete anbefalinger: Sådan sikrer I bedre implementering

‍Implementering af ny teknologi er tit og ofte forbundet med udfordringer. I en ny publikation giver Fremfærd nu – med udgangspunkt i konkrete erfaringer fra en række kommuner – fire anbefalinger til bedre implementering af ny teknologi i kommunal regi.

Har du et strategisk eller udførende ansvar for god implementering af teknologi i kommunerne, så er det med al sandsynlighed værd at læse med her.  

Implementering af ny teknologi i kommunal regi er nemlig tit og ofte forbundet med udfordringer. Dét, der virker i én kommune, virker ikke nødvendigvis i en anden kommune. Men hvordan sikrer vi, at implementeringens udfordringer i højere grad overvindes ude i kommunerne, så flere teknologier indfrier potentialerne?

Det forsøger Fremfærd nu at give svaret på i en ny publikation, der på baggrund af konkrete erfaringer i en række kommuner fremlægger fire konkrete anbefalinger. Publikationen går under navnet; Bedre implementering af ny teknologi - erfaringer fra kommuner.

Implementering er aldrig rutine

Første anbefaling lyder; Implementering er aldrig rutine. Dette skal forstås på den måde, at ingen implementeringsproces er helt ens – der vil altid være en forskel. Det gælder sågar også, når der er tale om implementering af en meget simpel teknologi.

At implementere ny teknologi i praksis vil altid være krævende. Det afhænger blandt andet af, hvilken kontekst teknologien implementeres i – eksempelvis de opgaver, den nye teknologi berører, de mennesker, der skal arbejde med/bruge teknologien, arbejdsgange, værdikæder og brugerrejser med videre.

Til denne anbefaling fremhæves følgende tre vigtige indsigter:

1. Ingen implementeringer er helt ens, for der er altid forskelle i konteksten, der skal tages højde for. Man kan lære af andres og egne tidligere forløb, men ikke bare kopiere dem.  

2. Det komplekse ved implementering ligger ofte andre steder end i selve teknologien – og tit i samspillet med andre teknologier, arbejdsgange og aktører.  

3. Man skal aldrig undervurdere implementeringsopgaven – heller ikke når der er tale om velkendt og moden teknologi. Man kan ikke forudsætte samme succes et nyt sted og på andre vilkår.

Sæt fokus på både fordele og bivirkninger

Den anden anbefaling lyder; Sæt fokus på både fordele og bivirkninger. Denne anbefaling handler i stor stil om dialog – både før og under implementeringsprocessen. Implementering af ny teknologi afføder nemlig ofte vigtige spørgsmål, som er centrale at få besvaret, hvis alle skal med ombord i processen. Og det er af stor vigtighed, hvis implementeringen skal lykkes.

Derfor er centrale spørgsmål som; Hvorfor er teknologien nødvendig? Og hvad betyder den for arbejdsgangen og for medarbejdernes faglighed?, vigtige at få besvaret. På den måde afhjælper man den usikkerhed og skepsis, der kan opstå blandt de berørte medarbejdere i forbindelse med implementeringsprocessen.

Til denne anbefaling fremhæves følgende tre vigtige indsigter:

1. Det er afgørende for implementeringen, at medarbejderne helt fra starten kan se, at teknologien giver mening for dem. Det kræver, at den er relevant i forhold til deres kerneopgave og daglige arbejde.  

2. Ny teknologi kan utilsigtet udfordre kvaliteter i arbejdet, som nogle medarbejdere føler som fagligt hjerteblod. Det kan skabe bekymringer, som det er vigtigt at forstå og tage alvorligt.  

3. En grundig og fordomsfri dialog om en ny teknologis formål, mulige gevinster og konsekvenser kan være helt afgørende for, hvorvidt og hvor hurtigt medarbejderne tager den til sig.

Inddrag tidligt og grundigt

Den tredje anbefaling lyder; Inddrag tidligt og grundigt. Her handler det i høj grad om at inddrage og skabe ejerskab hos alle relevante parter i processen – som eksempelvis medarbejdere og lokale ledere. Og gerne så tidligt som muligt.

Med god inddragelse menes ikke, at man blot skal informere og involvere medarbejderne i implementeringen af den nye teknologi. Medarbejderne skal i højere grad indlemmes som en drivende kraft i processen – blandt andet når det kommer til at identificere behovet for ny teknologi, beskrive nye arbejdsgange og opstille krav til de teknologiske løsninger. Samtidig handler det i høj grad også om grundig introduktion, indsigt i tidligere erfaringer og konkret hands-on erfaring for den enkelte medarbejder.  

Til denne anbefaling fremhæves følgende tre vigtige indsigter:

1. Tidlig involvering er alfa og omega for en vellykket implementering. Især i de første faser er det afgørende med et højt niveau af psykologisk tryghed, så medarbejderne tør være åbne om eventuel usikkerhed og bidrage med egne forslag.  

2. Medarbejderes og lederes viden om hverdagen er afgørende for at få teknologien til at fungere i praksis. Den skal bruges til både at identificere behov, tilpasse og udvikle løsninger og få gevinsterne i hus.  

3. Involveringen kan hverken klares ved blot at informere alle eller inddrage en lille udvalgt kreds grundigt. Der er brug for, at den brede medarbejdergruppe opnår erfaringer med og ejerskab til teknologien.

Start småt, og lær undervejs

Den fjerde anbefaling lyder; Start småt, og lær undervejs. Her handler det i første omgang om rollefordeling under en implementeringsindsats. Rollerne skal være klare for alle i forbindelse med implementeringen – hvem varetager hvilke roller, og hvad indebærer det helt konkret? Sørg for, at den givne person er klædt på til at varetage rollen og er kompetent – samt at den nødvendige tid er afsat til det.

Noget andet centralt i denne anbefaling er, at implementeringsplaner sjældent overlever fra start til slut. Der ændres løbende, planen revideres, og det skal der være plads til. Man skal kunne blive klogere undervejs. Hertil påpeges det, at pilottests og prøvehandlinger er vigtige redskaber – ligesom løbende feedback og handling derpå er centralt.

Til denne anbefaling fremhæves følgende tre vigtige indsigter:

1. Implementering er en kompleks proces, som skal designes, så der er gode muligheder for at diskutere, blive klogere og justere planer undervejs, blandt andet via grundige pilottest.  

2. Vellykket implementering forudsætter, at alle er bevidste om de roller, de skal spille i processen, og er klædt godt på til det.  

3. Medarbejdere er forskellige, og nogle har brug for mere støtte end andre for at blive venner med en ny teknologi. Der skal være relevante muligheder for support til alle.

Ovenstående anbefalinger er indsamlet af Fremfærds Bestyrelse og bygger på viden og erfaringer fra ledere og medarbejdere i 13 kommuner samt eksperter på området. De kommunale erfaringerne omfatter både de gode og mindre gode eksempler på implementeringer i kommunerne.

Se nærmere på – og få uddybet – de enkelte anbefalinger her. I publikationen indgår i øvrigt også fire vigtige faldgruber, som man skal være opmærksom på, til hver af de fire anbefalinger.